MANUAL DE POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN

CÓDIGO ÉTICO

ÍNDICE

 

INTRODUCCIÓN.

DEFINICIONES.

POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN.

CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA.

• • • Objeto del documento

• • • Alcanza y ámbito de aplicación.

• • • Responsabilidades.

• • • Valores de PLANO.

• • • Conducta empresarial.

1. 1. 1. 1. Cumplimiento de la ley: prohibición de prácticas corruptas. 
         2. Obsequios y favores.
         3. Cumplimiento de las políticas contables.
         4. Conflictos de intereses.
         5. Confidencialidad y protección de datos.
         6. Responsabilidad hacia el medio ambiente.
         7. Mantener un ambiente laboral seguro y saludable.
         8. Medios para el desarrollo de la actividad profesional.

COMPORTAMIENTO ÉTICO DE LOS DIRECTIVOS.

SISTEMA DE DENUNCIA.

• • • Introducción 

• • • Ámbito aplicación

• • • Objeto del canal de transparencia /denuncia.

• • • Funcionamiento del canal de transparencia/denuncia.

1. 1. 1. 1. Principios.
         2. Tratamiento de la información.
         3. Procedimiento. 
         4. Garantías para el denunciante. 

MECANISMO PARA EL CUMPLIMIENTO. SUPERVISIÓN 

CANAL ÉTICO 

CLAUSULA DE PROTECCIÓN AL INFORMANTE – CLAUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS

INTRODUCCIÓN

El presente Manual y Políticas está aprobado por el Comité Directivo de la empresa y es de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores de PLANO A PLANO PRODUCTORA DE CINE Y TV, S.L., (en adelante “la empresa”), durante las operaciones realizadas en la prestación de los servicios que ofrece a cualquiera de sus clientes.

DEFINICIONES

Corrupción: es aquella conducta deshonesta o fraudulenta de personas que ocupan cargos de poder y que normalmente implica la existencia de soborno. Dentro de corrupción se puede distinguir entre corrupción pasiva y corrupción activa:

La corrupción pasiva es aquella que realiza quien solicita, recibe o acepta beneficios o ventajas no justificadas.

La corrupción activa es aquella que realiza quien promete, ofrece o concede dichos beneficios o ventajas.

Fraude: es aquella acción u omisión deshonesta realizada con la intención de adquirir dinero u otra clase de bienes a través de la alteración, manipulación o falsificación de los libros, registros y cuentas del Grupo.

Extorsión: se produce extorsión cuando alguien obliga con violencia o intimidación a otra persona a realizar u omitir un acto contrario a su voluntad con el fin de obtener algún beneficio, normalmente de tipo lucrativo.

Hospitalidad: se conoce como la mera atención ofrecida a terceros con motivo de una actividad empresarial, como el ofrecimiento de café, invitaciones a comidas o cenas o la puesta a disposición de medios de transporte.

Soborno: Se define el soborno como aquella conducta que implique obsequios, beneficios o ventajas de cualquier naturaleza que no estén justificados, a cambio de un favorecimiento injusto.

No se considera soborno únicamente al pago de una cantidad de dinero, sino que también estarán incluidos comportamientos tales como favores, beneficios o atenciones personales que se proporcionen a terceros relacionados directa o indirectamente con algún cliente, proveedor, funcionario público o cualquier otra persona física o jurídica que tuviera o potencialmente pudiera tener alguna relación profesional con el Grupo y que pudieran ser percibidos como una forma de influir en la toma de decisiones o comportamientos.

Cohecho: Se llama así al soborno a funcionarios públicos o autoridades, esto es:

Ofrecer o entregar regalos, favores o servicios en condiciones ventajosas a un funcionario

público o a un tercero vinculado a éste (p.e. familiares, socios comerciales, etc.).

• Esta conducta es delictiva tanto si el regalo o favor se ofrece o entrega por propia iniciativa, como si se hace atendiendo a una petición del funcionario público.
• Esta conducta será considerada delictiva tanto si el regalo o favor se ofrece o entrega para conseguir o recompensar una actuación del funcionario en beneficio de la persona o empresa que lo proporciona, como si dicho regalo o favor se produce únicamente en consideración al cargo o función del funcionario.
• Esta conducta se castiga con penas graves tanto para la persona física (hasta 6 años de prisión en el caso español) como para la empresa en nombre de la que ésta eventualmente actúe (multas, suspensión de actividades, prohibición de contratación pública, etc.).
• Únicamente queda fuera de la anterior prohibición las atenciones o regalos a funcionarios públicos que se produzcan en el contexto de las prácticas de cortesía socialmente admitidas.

Funcionario público o Autoridad: Se considera autoridad al que por sí solo o como miembro de alguna corporación, tribunal u órgano colegiado tenga mando o ejerza jurisdicción propia. En todo caso, tendrán la consideración de autoridad los miembros del Congreso de los Diputados, del Senado, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y del Parlamento Europeo, así como a los funcionarios del Ministerio Fiscal. Se considera funcionario público todo el que, por disposición de la Ley, por elección o por nombramiento de la autoridad competente, participe en el ejercicio de funciones públicas. A título ejemplificativo y no exhaustivo, se consideran funcionarios públicos: los alcaldes; los concejales; los técnicos municipales; los miembros electos de los plenos municipales; los presidentes y consejeros autonómicos; los miembros electos de un parlamento autonómico o regional; el personal laboral de la administración pública local, autonómica o regional y estatal; los administradores, gerentes y empleados de sociedades mercantiles municipales, autonómicas, regionales o estatales y otros cargos análogos de libre designación; los jueces, magistrados, fiscales y secretarios judiciales; los funcionarios adscritos a las instituciones de la Unión Europea y los funcionarios nacionales de otro Estado miembro de la UE, los funcionarios públicos nacionales de cualquier otro Estado, los funcionarios o empleados de una organización pública internacional o de sus agencias o departamentos (Naciones Unidas, Banco Mundial) etc. 

Pagos facilitadores: Los pagos facilitadores son aquellos pagos de pequeñas sumas de dinero a funcionarios públicos para facilitar o acelerar la realización de acciones o servicios no discrecionales, por ejemplo, obtención de licencias, visados, permisos de trabajo o despachos de aduanas. No tendrán esta consideración los pagos de carácter legal o reglamentario a un organismo oficial establecidos al efecto, por ejemplo, el pago de tasas y precios públicos.

Regalo: Constituye un regalo o atención cualquier cosa de valor. Recae dentro de este concepto cualquier clase de contraprestación directa o indirecta, desde objetos de valor económico, dinero en efectivo o transferencias, inversiones, participación gratuita en convenciones, invitaciones a eventos, viajes y estancias en hoteles cuando el que invita no asiste al evento o viaje, promesas de oferta laboral, contratación de terceros (familiares o amigos de aquél de quien se verá favorecido), etc. Siempre que estos vayan más allá de las prácticas de cortesía normales, serán susceptibles de constituir soborno o corrupción entre particulares y, por ello, deberán ser ofrecidos o aceptados siguiendo las cautelas establecidas en esta política.

Tráfico de influencias: Consiste en influir sobre un funcionario público o autoridad aprovechando una relación personal previa con él o con otro funcionario, para obtener una resolución beneficiosa para la persona o empresa que influye o para un tercero.

• Se considera igualmente delictivo solicitar o aceptar cualquier tipo de remuneración o recompensa a cambio de ofrecerse a ejercer influencia indebida sobre un funcionario o autoridad.
• Esta conducta está castigada con penas tanto para la persona física (hasta 2 años de prisión en el caso español) como para la empresa en nombre de la que ésta eventualmente actúe (multas, suspensión de actividades, prohibición de contratación pública, etc.).

 

POLÍTICAS ANTICORRUPCIÓN

Dos de los pilares estratégicos de PLANO A PLANO PRODUCTORA DE CINE Y TV, S.L., son la moral y el cumplimiento normativo, los cuales se alinean con los valores de integridad y transparencia en la manera de hacer negocios de la empresa.

En relación con esta voluntad de luchar contra las prácticas corruptas, la empresa muestra y describe su política anticorrupción, sobre la base de exigir; tanto a los accionistas, el órgano de administración, directivos y todo el personal de plantilla en PLANO A PLANO PRODUCTORA DE CINE Y TV, S.L., como al personal externo que mantenga cualquier tipo de relación con la empresa, los siguientes principios:

• Cumplimiento de las leyes y reglamentos.
• La aplicación e implantación del código de conducta ética y de anticorrupción de PLANO A PLANO PRODUCTORA DE CINE Y TV, S.L., en sus operaciones empresariales, de la forma más generalizada posible.
• La prohibición de cualquier tipo de prácticas corruptas.
• La constancia documental de la entrega o recibimiento de regalos, invitaciones y hospitalidad.
• La regulación y la constancia documental de donaciones y aportaciones a partidos políticos o para fines políticos, de conformidad con el derecho aplicable.
• La constancia documental sobre cualquier tipo de donación que realice la empresa.
• El registro documental de la proveniencia de todos los pagos o fondos económicos, con el fin de evitar prácticas de lavado de dinero.
• La designación y dirección de las relaciones con terceros que actuarán como consultores o intermediarios, de conformidad con buenas prácticas establecidas.
• El reporte de operaciones sospechosas o relevantes mediante los mecanismos de denuncia.
• La aplicación de sanciones en caso de incumplimiento de las normas de conducta ética y de anticorrupción de la empresa.

La Corrupción, bajo la forma de ofrecer, prometer o entregar un soborno o cualquier ventaja indebida pecuniaria o de otro tipo (Corrupción Activa); así como bajo el aspecto de solicitar, pedir u obtener lo susodicho (Corrupción Pasiva), distorsiona la competencia en los mercados, constituye delito y   por   tanto   PLANO   A   PLANO   PRODUCTORA   DE   CINE   Y   TV,   SL.   la   condena imparcialmente.

CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA

• OBJETO DEL DOCUMENTO

Este documento está destinado a proporcionar información al respecto de las políticas, normas o directrices que se llevan a cabo en la Empresa en el ámbito de la  Política  Ética  de  PLANO A PLANO PRODUCTORA DE CINE Y TV, S.L.

El objetivo es difundir e implantar en la empresa las directrices y pautas de comportamiento ético en la empresa. La calidad humana de quienes forman parte de Plano incide en la Calidad Ética de la misma y puede evitar que produzcan daños a la Empresa.

• ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El código de conducta y ética se aplica a todo el personal de plano desde los directivos, mandos intermedios, técnicos y personal de los proyectos, tanto artístico como técnico.

Así mismo, plano velará porque sus socios comerciales adopten y cumplan normas de integridad coherentes con nuestras normas y políticas éticas.

Para ello, plano pone a disposición de todo el personal los documentos relacionados con nuestra política y normas éticas y garantiza que estas normas se comprenden adecuadamente.

Plano comunica estas normas y recomendaciones a terceros con los que mantiene alguna relación mercantil, promoviendo la adopción de estos principios de integridad.

En el caso de incumplimiento por parte de empleados o terceros podrá aplicar las sanciones aplicables en cada caso.

• RESPONSABILIDADES

Todas las personas relacionadas con la empresa deben familiarizarse con las políticas y los procedimientos descritos en este documento.

La empresa está comprometida con las normas escritas en esta política y se supervisará el cumplimiento de ésta; tomando las medidas necesarias en el caso improbable de que no se estén cumpliendo.

Es clave en nuestra política,  que  todo  el  personal  de la empresa, Directivos, empleados, colaboradores y otras personas que actuaren en su nombre, cumplan todas las  Leyes  y Reglamentos  aplicables.

• VALORES DE PLANO A PLANO

Considera un elemento clave y crítico, la transmisión diaria de la Cultura Corporativa. Cada uno de ellos representa un conjunto de competencias que resultan esenciales para cualquier miembro de esta Organización, sea cual sea su puesto, rol o función. 

Concretamente, los Valores Corporativos que transmitimos en la Empresa son:

 

Proactividad e Innovación, manteniendo siempre el compromiso con nuestros Clientes, de una manera profesional y dedicada.

El establecimiento de una relación duradera y estable basada en el beneficio del interés mutuo.

El objetivo claro de satisfacer las necesidades de nuestros Clientes, responder a sus solicitudes o requisitos de forma funcional.

Una estructura organizativa muy accesible para nuestros clientes: simplicidad en la organización.

mejora continua, que constantemente nos conduce a la innovación y la vanguardia del sector.

• CONDUCTA EMPRESARIAL

Todos los acuerdos que se llevan a cabo en la empresa deben de estar configurados en las normas de Conducta Éticas. En ellas se reflejan los siguientes principios:

• Cumplimiento de la ley: prohibición de prácticas corruptas

Tenemos el deber de informarnos acerca de las leyes que son relevantes para nuestra actividad diaria. 

En caso de cualquier duda respecto al tema legal se consultará al departamento jurídico de la empresa. cualquier tipo de práctica de corrupción pública (en forma de soborno de funcionarios públicos nacionales, extranjeros o internacionales) o privada (entre entidades mercantiles y no mercantiles), es condenada enérgicamente por Plano; tomando las medidas necesarias para evitar cualquier tipo de actuación ilícita.

Así, directivos, empleados ni colaboradores de plano, ni cualquier otra persona que actuará en su nombre, no ofrecerán, prometerán, entregarán, ni tratarán de lograr de manera corrupta, ningún beneficio de cualquier tipo con respecto a la realización de las operaciones de negocios en la   empresa.

• Definición y difusión del presente código ético, mediante charlas anuales, correos electrónicos y en la página web de la empresa.
• Firma por parte de directivos y empleados, de la declaración de cumplimiento de la política anticorrupción y del código de ética de la empresa
• La designación de un responsable de supervisar y garantizar el cumplimiento por parte de plano, de las conductas éticas; y con autoridad para investigar incumplimientos u omisiones a la hora de aplicar la política ética de empresa
• Supervisión sistemática del nivel de concienciación y entendimiento de estas políticas entre el personal
• Un sistema de sanciones disciplinarias y contractuales
• Una política específica en materia anticorrupción.

Canal de transparencia habilitado para empleados y terceros para resolver cualquier duda o inquietud ante el cumplimiento de estas políticas.

• Obsequios y favores

Cualquier miembro de la empresa no deberá aceptar dinero o invitaciones de naturaleza financiera o empresarial por parte de terceros, sean organizaciones o individuos cuando esto pueda ser considerado un intento de influir en las relaciones comerciales u obtención de cualquier ventaja inadecuada y atendiendo a las leyes vigentes en estas cuestiones.

Se debe basar en todo momento en las leyes vigentes en esta materia y siguiendo un criterio objetivo. 

En su caso, todos los asientos deben hacerse de manera diligente y verificable.

• Cumplimiento de las políticas contables

PLANO A PLANO garantiza que se cumple con los reglamentos, políticas,  procedimientos   y   controles contables relacionados con la empresa. Se deben cumplimentar todas las operaciones financieras correctamente; reflejando con precisión las transacciones registradas, todos los activos, pasivos, ingresos y gastos deben registrarse apropiadamente.

Esta información tiene que quedar íntegramente reflejada en los Libros de PLANO A PLANO.

• Conflictos de intereses

El personal de PLANO A PLANO deberá evitar conflictos de intereses entre sus actividades privadas o intereses personales y sus responsabilidades debidas a la empresa.

En caso de que detecte que tiene un conflicto de intereses con alguna de las operaciones de la empresa, deberá informarlo al comité directivo para que se tomen y registren las decisiones apropiadas con respecto a esa operación.

• Confidencialidad y protección de datos

La información confidencial es un bien importante cuya difusión pública podría causar daños a la empresa; asimismo es obligación de la empresa dar pleno cumplimiento a las disposiciones aplicables en materia de protección de datos.

Queda prohibido divulgar información confidencial a personas no autorizadas, internas o externas a la empresa; y es obligatorio proteger la confidencialidad sobre la información recibida. La divulgación de esta información está permitida cuando haya sido apropiadamente autorizada y sea para un motivo legítimo del negocio o haya sido comunicada de forma segura.

Todo el personal de Plano firma una cláusula de confidencialidad en su incorporación a la empresa.

La Empresa está obligada a proporcionar el Aviso de Privacidad con cualquier miembro de esta, así como con cualquier tercero con que tenga una relación comercial, jurídica o en cumplimiento de su objeto social.

• Responsabilidad hacia el medioambiente.

PLANO A PLANO tiene el compromiso y objetivo de realizar las actividades de  negocio  de  una  manera medioambientalmente responsable y  sostenible,  para  minimizar  el  impacto  de  nuestras operaciones en el medio ambiente.

• Mantener un ambiente laboral seguro y saludable.

La dirección y responsables de la empresa velan  y  garantizan  porque  las  actividades  se desempeñen bajo estándares de seguridad y salud en el trabajo.

La empresa proporciona los equipos de protección individual (EPI) necesarios para el desempeño de cada actividad, así como el entrenamiento para su uso adecuado. Es obligación del personal utilizar correctamente los equipos de protección individual; así como mantener un ambiente adecuado de orden y limpieza en las instalaciones, que contribuya a la seguridad y a la eliminación de condiciones de riesgo en el trabajo.

• Medios para el desarrollo de la actividad profesional.

Los profesionales de PLANO A PLANO se comprometen a utilizar de manera responsable los recursos y medios puestos a su disposición; realizando con éstos actividades exclusivamente profesionales en interés de la Empresa. Los profesionales evitarán cualquier práctica, en especial actividades y gastos innecesarios, que disminuyan la creación de valor para los socios.

 

PLANO A PLANO es titular de la propiedad y de los derechos  de  uso  y  explotación  de  los  Programas  y Sistemas Informáticos, equipos, vídeos, análisis, informes y demás documentos u obras y derechos creados, desarrollados o utilizados por sus profesionales en el marco de su actividad laboral o con base en las facilidades informáticas de la Empresa.

 

Los Profesionales respetarán el Principio de Confidencialidad respecto de las características de los derechos, licencias, programas, sistemas y conocimientos tecnológicos cuya propiedad o derechos de explotación o uso correspondan a PLANO A PLANO. La divulgación de cualquier  información relacionada con dichas características requerirá de Autorización previa de la Dirección responsable de la que se trate.

 

Los medios y herramientas informáticas de cualquier tipo (equipos o dispositivos informáticos, teléfonos, móviles o fijos, ordenadores, dispositivos móviles, programas, software, hardware, correo electrónico profesional o corporativo, servicios de internet, intranet, red de datos, Dropbox etc.) que PLANO A PLANO ponga a disposición del Profesional (en adelante, las “Herramientas Informáticas”) son propiedad de la Entidad y están exclusivamente dedicadas a ser utilizadas como herramienta de trabajo para el desarrollo de las funciones y tareas profesionales encomendadas y, en consecuencia, no pueden ser utilizados para fines particulares o ajenos al interés de PLANO A PLANO.  

 

El Profesional deberá utilizar las Herramientas Informáticas exclusivamente para cumplir con las concretas funciones y obligaciones propias de su puesto de trabajo, de acuerdo con la buena fe y con la diligencia debida, sin que por tanto las mismas, ya sea dentro o fuera de la jornada de trabajo, puedan emplearse para fines distintos, ya sean privados, particulares o no relacionados con el objeto principal de actividad de PLANO A PLANO. Toda la información almacenada en las Herramientas Informáticas se considera propiedad de la Entidad.

El Profesional no debe tener ninguna expectativa de privacidad en relación con cualquier información almacenada o transmitida a través de las Herramientas Informáticas, así como respecto al uso que éste realice de las mismas. 

La Entidad podrá efectuar a través del departamento correspondiente o empresa subcontratada de servicios informáticos, auditorías internas para comprobar el correcto uso de las Herramientas Informáticas, incluyendo sin ánimo limitativo que el correo electrónico profesional o corporativo, el ordenador, la red de datos corporativa y el servicio de internet no se utilizan con fines distintos del desempeño de la actividad profesional del Profesional. Asimismo, en relación con las cuentas de correo proporcionadas al Profesional, PLANO A PLANO podrá, en cualquier momento, cursar su baja, filtrar o redireccionar a cuentas internas de la Entidad los envíos/recepciones y/o acceso a los buzones de correo electrónico, y a la información contenida en dichos correos electrónicos. 

 

A estos efectos, PLANO A PLANO podrá, de forma justificada, adoptar en cualquier momento medidas de control y prevención del uso incorrecto de las Herramientas Informáticas, para el control del cumplimiento de las obligaciones laborales y/o la garantía de la integridad de dichas Herramientas Informáticas, tales como por ejemplo, la revisión periódica de los e-mails enviados y recibidos, la instalación de programas de captura de imágenes de la pantalla del ordenador, el establecimiento de alertas informáticas y diarios de la actividad en la navegación por Internet, el filtrado y verificación de los contenidos accedidos y almacenados en las Herramientas informáticas, o el acceso al ordenador o correo electrónico del Profesional. 

 

En la medida en que el uso de las Herramientas Informáticas suponga una utilización indebida y/o no autorizada de las mismas, genera un incumplimiento de las funciones del Profesional que podría considerarse, entre otros incumplimientos, una transgresión de la buena fe contractual respecto a las tareas encomendadas, por lo que podrán adoptarse por PLANO A PLANO las medidas correctoras y/o disciplinarias necesarias en proporcionalidad a la gravedad de las infracciones incluyéndose el despido.

 

Funciones y Obligaciones con relación al tratamiento de datos personales:

-Datos personales en formato electrónico:

Los accesos a los sistemas información y aplicaciones se restringen y limitan, únicamente, a las personas que lo requieran por sus funciones.

Cada usuario será responsable de la confidencialidad de sus credenciales (usuario, contraseña u otras) y, en caso de ser conocidas por personas no autorizadas, deberá comunicarlo inmediatamente.

Mientras se esté en el puesto de trabajo o cuando se abandone (temporalmente o al finalizar la jornada), se deberá impedir la visualización de datos en los sistemas informáticos (p.e. en pantallas).

Cuando se produzca cualquier incidencia, se deberá notificar.

Los ficheros con datos personales deberán tratarse y almacenarse en los recursos destinados a tal fin, y que podrán ser equipos fijos o portátiles, así como dispositivos removibles (como USBs o discos duros externos), smartphones, tablets u otros; e incluso servicios cloud o similares.

Los responsables de soportes informáticos (portátiles, USBs, discos duros externos, smartphones, tablets, etc.), deberán custodiarlos adecuadamente.

Cuando la salida de datos se realice por medio de correo electrónico los envíos se realizarán, siempre y únicamente, con finalidades profesionales y a destinatarios que requieran dicha información por los mismos fines.

-Datos personales en formato papel

Deberán utilizarse elementos de archivo, clasificación y etiquetado de la información que permita su identificación y consulta en todo momento.

Los documentos con datos de carácter personal deberán almacenarse en armarios, cajones, archivadores u otros dispositivos cerrados con llave. 

No podrán almacenarse documentos con datos de carácter personal sobre las mesas de trabajo o en ubicaciones con acceso no restringido.

Cada usuario podrá trabajar con la información en su puesto de trabajo sólo durante el tiempo que sea necesario para el desarrollo de sus tareas.

Los usuarios podrán realizar copias o reproducir documentos con datos de carácter personal cuando sea necesario para el desarrollo de sus tareas. Los documentos enviados a imprimir se recogerán inmediatamente.

Para desechar documentos, ha de asegurarse su completa destrucción o borrado, sin que quepa posibilidad alguna de posteriores recuperaciones.

El incumplimiento de las normas antedichas podría conllevar la apertura de un expediente disciplinario, con las eventuales sanciones conforme a la legislación laboral y, en su caso, el convenio aplicable.

 

COMPORTAMIENTO ÉTICO DE LOS DIRECTIVOS

Especialmente, se han definido conductas y comportamientos éticos dirigidos a los directivos de nuestra empresa:

• Si legítimamente aspiras a desempeñar una función directiva, sea la que fuere, se debe realizar con integridad desde una responsabilidad que debes asumir voluntariamente y solo si atesoras la necesaria capacidad para desarrollarla.
• El directivo debe esforzarse por respetar sin exclusiones a los demás, singularmente a las partes interesadas de la empresa y a las personas que de él dependan. Procura estar siempre bien informado y aprende a comunicar; es decir, a involucrar a todos en el proyecto común.
• Practicar siempre necesaria delegación; es decir, darle a cada persona la oportunidad de hacer las cosas que sabe y tiene que hacer, y para las que está preparada. En las organizaciones es imprescindible democratizar el conocimiento.
• Promover la implantación de políticas de conciliación e igualdad, velando por que la desigualdad no se instale en el seno de la Empresa.
• Demostrar la humildad y el espíritu de servicio porque el cargo no es de tu propiedad. La principal obligación es ser leal y comprometerse sin excusas con la empresa, creando valor y haciéndola sostenible.
• Generar y demostrar la cultura del trabajo, el esfuerzo y la decencia. Recordando que lo financiero debe ser siempre un medio y nunca un fin.
• Promover el comportamiento ético en el quehacer diario de la empresa; es decir, la búsqueda permanente de valores y normas aplicables a un aquí y ahora. Se exige hoy día que la empresa y sus dirigentes alineen sus actuaciones con los principios de transparencia y compromiso solidario, y se rijan por criterios de utilidad social.

SISTEMA DE DENUNCIA

• INTRODUCCIÓN

Este documento hace referencia al Canal de transparencia/ denuncia como herramienta a través de la cual se debe informar sobre posibles hechos irregulares que puedan suponer un incumplimiento de los principios recogidos en el Código Ético.

Además, esta herramienta constituye uno de los pilares para poder transmitir las conductas o hechos susceptibles de constituir un delito penal al área responsable de su gestión.

• ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento define el funcionamiento y los principios del Canal de transparencia/denuncia de PLANO A PLANO y será aplicable a todas las comunicaciones enviadas por las personas que integran la compañía, así como por aquellos terceros que envíen sus denuncias desde el Formulario disponible en la  web Corporativa.

• OBJETO DEL CANAL DE TRANSPARENCIA/ DENUNCIA

El Objetivo del Canal de Transparencia/denuncia es poner a disposición de las personas que forman parte de la Empresa, y de aquellos terceros que mantienen una relación con el grupo, una herramienta accesible a través de la cual sea posible informar y comunicar hechos irregulares relacionados con la empresa.

• FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE TRANSPARENCIA/ DENUNCIA
• PRINCIPIOS

Todas las comunicaciones, incidencias o cuestiones que se remitan a través del Canal de denuncia se tratarán respetando los siguientes principios:

 

• Independencia: Las actuaciones derivadas de las comunicaciones recibidas se gestionarán por el Comité Directivo, garantizando la autonomía en sus gestiones y decisiones. En caso de que se reciba una Denuncia sobre un miembro del Comité, este no podrá estar durante las reuniones en las que se trate la denuncia, para evitar su influencia; o en todo caso, la denuncia se pasará al Departamento jurídico para su tratamiento.

Objetividad: Se garantizará un análisis exhaustivo y completo de los hechos y circunstancias que hayan sido comunicados a través del Canal de denuncia; evitando cualquier arbitrariedad en las actuaciones, de acuerdo con el Protocolo Interno de Respuesta ante irregularidades y denuncias. La resolución de todas y cada una de las comunicaciones recibidas quedarán siempre debidamente justificadas.

• Confidencialidad: Las acciones que se lleven a cabo se realizarán de manera discreta y absolutamente confidencial; tanto en la investigación y el análisis, como en la obtención y el tratamiento de la información que sea necesaria; respetando la normativa de protección de datos.

Anti-represalias: en ningún caso, bajo ningún concepto, se tomarán represalias contra aquellas personas que realicen cualquier tipo de denuncia o comunicación a través de esta herramienta, sean hechos ciertos o no.

• TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todas las comunicaciones realizadas a través de este canal serán recepcionadas y analizadas, en primera instancia y únicamente, por el Comité Directivo. Una vez realizado un análisis preliminar de los hechos, iniciará las acciones y gestiones oportunas, de acuerdo con el protocolo definido para tal efecto.

• PROCEDIMIENTO

Primero – Identificación de una irregularidad

La persona que conozca la existencia de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las normas establecidas en el Código Ético deberá reportarla inmediatamente a través del Canal de denuncia habilitado para tal efecto.

 

Segundo – Comunicación y recepción de la información

La persona que tuviese conocimiento de una irregularidad podrá comunicarlo a través de la siguiente herramienta:

– Canal de Transparencia/denuncia página web. Contiene un formulario que debe ser llenado con la descripción de la denuncia y cualquier evidencia disponible, en su caso. 

– Email: canaldenuncias@planoaplano.es con la descripción de la denuncia y cualquier evidencia disponible, en su caso. 

La comunicación debe ser lo más descriptiva y detallada posible; facilitando de esta forma al receptor la identificación de la conducta potencialmente irregular y de la(s) persona(s) o departamento(s) implicado(s).

 

Tercero – Requisitos mínimos de la denuncia

Para disponer de una serie de elementos mínimos y que se produzca la posterior investigación en caso de que sea necesaria, la comunicación de la denuncia contendrá, en la medida de lo posible, la siguiente información:

• Identificación del denunciante: Debe abrirse la posibilidad de que el Comité Directivo contacte con el denunciante en caso de que sea necesario de cara a obtener toda la información necesaria para el adecuado análisis y gestión de la denuncia.

Por otro lado, si el denunciante desea mantener el anonimato, la denuncia será aceptada siempre y cuando se aporten documentos o evidencias de los hechos que sean relevantes y deban ser objeto de una investigación.

• Descripción del evento sospechoso de manera detallada; recogiendo:
• En qué consiste la conducta potencialmente irregular
• Posibles personas implicadas
• Fechas aproximadas de ocurrencia
• Medios en que se ha realizado la posible conducta ilícita
• En la medida de lo posible, evidencia documental o de otra índole que soporten los hechos denunciados.

 

Cuarto – Actuación e investigación

Si el Comité Directivo considera que existen indicios razonables de la existencia de una acción u omisión contraria al Código Ético de PLANO A PLANO o las Políticas Anticorrupción; se  iniciará un procedimiento de investigación. En dicho caso, se adoptarán diferentes medidas:

 

• Nombrar un instructor que inicie el expediente investigador y redacte el informe de investigación. Gerente de Recursos Humanos o persona designada por éste.
• Establecer los procedimientos para llevar a cabo la investigación que permitan tanto la preservación de las pruebas como el respeto a los derechos de los trabajadores.
• Establecer qué departamento(s) o área(s) debe(n) estar informados de la investigación y   a qué nivel jerárquico; dependiendo de:
• El nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas.
• La necesidad de involucrar a otros departamentos para la obtención de datos de contraste.

 

Una vez completada la investigación, el instructor realizará una propuesta de informe con las principales conclusiones que se enviará al Comité Directivo para que tome las medidas necesarias.

El Comité Directivo garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.

Si el Comité Directivo considera que los hechos denunciados no suponen una infracción a las normas del Código Ético de PLANO A PLANO, o bien no son contrarias a la Ética Profesional en el marco de sus funciones, procederá a desestimar la denuncia; archivando el caso y comunicándolo al denunciante con las razones de la desestimación.

 

Quinto – Conclusiones

Una vez instruido el expediente de investigación, el Comité Directivo emitirá un Informe de Conclusiones que contendrá una Relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones.  Este informe recogerá:

La comunicación de la conducta irregular recibida

Los procedimientos empleados para su investigación

Resultados documentados de la investigación

Las medidas correctivas que, en su caso, se deben establecer; así como las sanciones disciplinarias que pudieran corresponder

Las recomendaciones o propuestas preventivas o correctivas.

Así mismo, el Comité informará al denunciante sobre las medidas que se tomen en respuesta de la conducta reportada, si éstas hubieren tenido lugar.

 

GARANTÍAS PARA EL DENUNCIANTEPLANO A PLANO garantiza que la identidad del denunciante, así como la situación comunicada, serán tratadas con absoluta y estricta confidencialidad; tanto en el proceso de comunicación como en el eventual proceso de investigación.

• El receptor de la denuncia será el Comité de Dirección, que preservará en todo momento la identidad del denunciante, dentro de los límites de la investigación.
• PLANO A PLANO garantiza que no habrá ninguna clase de represalia contra cualquier empleado por el mero hecho de haber comunicado, de buena fe, las situaciones descritas anteriormente.
• Se informará a la persona comunicante del fin de la tramitación del caso en cuestión.
• El Comité Directivo hará un seguimiento anual de las comunicaciones tramitadas con el fin de comprobar que se han realizado correctamente y que no se han tomado represalias contra el comunicante.

 

MECANISMO PARA EL CUMPLIMIENTO

Durante las auditorías internas del departamento del sistema integral de gestión se auditará la capacitación, el mecanismo de denuncia, el seguimiento a las denuncias recibidas y en general, el cumplimiento a las políticas anticorrupción y antilavado y al código de ética.

En las revisiones se anotarán observaciones en caso de encontrar que no se realiza lo documentado en este manual; dichas observaciones serán posteriormente comunicadas al comité directivo para que evalúe las sanciones y las acciones a implementar.

Las siguientes son las sanciones de carácter administrativo que se podrían imponer, de acuerdo con la magnitud de la acción:

• Amonestación verbal o por escrito. 
• Se procederá conforme a las disposiciones laborales y demás aplicables.

Dependiendo de la magnitud de la acción, se determinará con la Dirección Jurídica de la Empresa si es necesaria la aplicación de una sanción penal para los involucrados.

En caso de encontrar cumplimiento en la aplicación de las Políticas y Código de Ética, se podrán extender reconocimientos a los colaboradores y algún sistema de recompensas determinado anualmente por el Departamento de Recursos Humanos.

 

SUPERVISIÓN

Para la vigilancia del cumplimiento de este documento y el seguimiento a las denuncias recibidas a través del Canal de Transparencia/denuncia de la Empresa, se instauró el Comité Directivo que se encargará de la Supervisión de las Medidas. 

Dicho Comité está conformado por:

• CEO de la Empresa
• Director/a general.
• Director/a financiero. 
• Director/a jurídico. 
• Director/a de Recursos Humanos

 

El Comité podrá convocar a cualquier otra persona que crea conveniente para la Supervisión de las medidas o durante los procesos de investigación de denuncias o Auditorías.

El Comité se reúne semanalmente, tratando varios asuntos de la Empresa, en caso de tratar asuntos sobre temas inherentes a este documento, se dejará constancia documental de los temas tratados y las decisiones tomadas.

El Comité analizará o comprobará los hechos y operaciones comunicadas por los colaboradores, decidiendo si hay indicio o certeza en la existencia de corrupción, lavado de dinero o financiamiento al terrorismo; actuando en consecuencia de acuerdo con lo dispuesto en este documento.

 

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